Fase 1: De thema's selecteren
In de eerste fase beraden de leden van de projectgroep zich over de thema's die in de vragenlijst zullen worden opgenomen. De thema's worden gekozen in functie van wat de groep met DORP inZICHT wil bereiken. Met andere woorden, de projectgroep houdt de doelstelling van het project in het achterhoofd om de thema's te selecteren. Voor het kiezen van de thema's is het aan te raden beroep te doen op alle bewoners van het dorp (bijvoorbeeld tijdens een gezellige drink). Zo wordt gestreefd naar een vragenlijst op maat van het dorp.
De standaardvragenlijst bevat voorbeeldvragen over thema's zoals tewerkstelling, huisvesting, ruimtelijke ordening, lokale dienstverlening, veiligheid, verenigingsleven, milieu, mobiliteit, verkeer, lokaal bestuur,…. Naargelang de bedoeling van de projectgroep, kan een beperkter of een ruimer aantal thema's worden gekozen. Het pakket DORP inZICHT helpt de projectgroep om de thema's te selecteren en het belang van de verschillende thema's af te wegen. Eens de thema's en het totaal aantal vragen zijn gekozen, geeft de internettoepassing een aanwijzing over het aantal vragen dat voor elk thema het best wordt gesteld. Zo kan de projectgroep gerichter starten met het kiezen van de vragen.
Fase 2: De vragenlijst samenstellen
Om de vragenlijst samen te stellen kan de projectgroep terugvallen op een standaardvragenlijst van meer dan 300 vragen, ingedeeld volgens de leefbaarheidthema's. De projectgroep kan de voorgestelde vragen eventueel herformuleren en aanpassen aan de dorpssituatie; er kunnen ook vragen worden toegevoegd. Op die manier ontstaat een unieke vragenlijst waarbij rekening wordt gehouden met de eigenheid van het dorp en dié kwesties worden bevraagd die in dat dorp aan de orde zijn (gemiddeld 65 vragen). In de internettoepassing zit de standaardvragenlijst opgeslagen. Van daaruit kan de projectgroep de vragen kiezen, bewerken en in volgorde plaatsen.
Fase 3: De vragenlijsten verspreiden en ophalen
De vragenlijst wordt bezorgd aan alle dorpsbewoners vanaf 12 jaar en nadien terug opgehaald. De vragenlijst is anoniem. De projectgroep kan zich voor het uitvoeren van deze taak laten bijstaan door vrijwilligers.
Fase 4: De gegevens invoeren
Wanneer de vragenlijsten zijn opgehaald, starten enkele dorpsbewoners met het invoeren van de gegevens in de computer.
Fase 5: De gegevens analyseren en de resultaten rapporteren
Daarna worden de gegevens door de internettoepassing geanalyseerd. Op een eenvoudige manier kunnen verbanden worden gelegd tussen bepaalde antwoorden.
Op basis van het materiaal tracht de projectgroep besluiten te trekken en aanbevelingen te formuleren.
De projectgroep kan nu de lokale gemeenschap informeren over de resultaten van DORP inZICHT. Dit gebeurt best in de vorm van een bewonersbijeenkomst waarop de resultaten worden gepresenteerd en met de aanwezigen besproken.
Hierop kunnen ook gemeentebestuur en andere actoren worden uitgenodigd. Het is tevens een geschikt moment om inwoners te mobiliseren om met de resultaten van de bevraging verder aan de slag te gaan.
Andere interessante kanalen voor de bekendmaking van de resultaten en het zoeken van mensen die met de bevraging willen verder werken, zijn: een nieuwsbrief of een beknopt rapportje dat aan alle gezinnen wordt bezorgd, een tentoonstelling bijvoorbeeld tijdens de kermis, een publicatie van de resultaten op de website van de gemeente,...
Het is noodzakelijk dat een uitvoerig rapport van de bevraging wordt opgemaakt en bezorgd aan het gemeentebestuur en andere belangrijke actoren. Dit rapport moet ook kunnen worden opgevraagd door de dorpsbewoners (bijvoorbeeld via de website).